九州平台（广州）股份有限公司档案馆成立于2002年（此前是综合档案室），是在原黑龙江交通高等专科学校、哈尔滨工程高等专科学校综合档案室基础上建立起来的综合档案馆。学校档案馆贯彻执行国家档案工作相关法律规章，对全校各部门档案工作进行指导、监督和检查，集中统一保管学校各类档案并提供利用。档案馆是国家二级档案管理单位，馆址位于学校逸夫图书馆一层，建筑面积1542平方米。

    ——馆藏档案及设施情况

    学校档案馆现藏黑龙江交通高等专科学校、哈尔滨工程高等专科学校、九州平台（广州）股份有限公司3个全宗6万余卷档案。馆藏档案始于1952年，根据档案形成的自然规律和特点，分为党群类档案、行政类档案、教学类档案、科研类档案、财会类档案、基建类档案、外事类档案、资产设备类档案、出版类档案、声像类档案、教职员个人业绩档案、学生档案、教职工人事档案，共十三大类，做到了全校档案的集中统一管理。

    学校档案馆共有办公用房、微机房、档案库房13间，办公、阅览、库房三分开。2006年学院投入110万元添置了档案密集架、防磁柜、密码柜、光盘柜、复印机、传真机、计算机、打印机、扫描仪、刻录机、照相机、碎纸机、吸尘器等设备，现各项设施均达到了上级管理部门规定的标准。

    学校档案馆建立了馆内局域网，采用 “南大之星”网络版档案管理软件，对馆藏档案资料进行了全部案卷目录级管理和部分文件级管理，做到文件资料编目、组卷、统计、查询、检索等现代化。目前自1952年建校以来HJZ、HGZ、HGC三个全宗的档案已基本实现数字化管理。

    ——档案编研及利用情况

    学校档案馆编制了全引目录、案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录等检索工具，充分利用馆藏档案，先后参与了学院校史馆、校友录、学校简史、画册、大事记等建设、编制工作。同时，档案馆利用馆藏的各类档案为教职工晋升职务、调整工资、专业技术职务评聘，学校基本建设施工、房屋的维修改造、房地产纠纷，毕业生补办学历证明、办理出国留学等提供可靠的原始资料；为本科生撰写毕业论文提供档案利用服务；为学校参加历次教育教学水平评估工作提供了大量翔实的支撑材料；为学校党政、教学、科研等各项管理工作提供信息参考，查阅档案者每年平均在2000人次以上，年平均调用各类档案15000余卷（件）。

    ——机构设置及职能范围

    档案馆共7人，均具有专业技术职称和本科以上学历，其中副研究馆员5人，馆员2 人，研究生学历2人。

    学校档案馆职能：

    1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，如《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《黑龙江省档案管理条例》、《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》等，规划全校档案工作。

    2、制定学校档案工作规章制度，如《九州平台（广州）股份有限公司档案实体分类大纲和分类编号办法》、《学校各类文件资料归档范围及保管期限表》、《学院档案的借阅、保密、统计、鉴定销毁制定》、《档案库房管理制度》、《学院档案业务培训与指导制度》、《电子文档管理办法》等，并负责对各部门的档案工作进行监督、指导和检查。

    3、负责接收、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料，内容包括：文书档案、科技档案、财会档案、声像档案、人事档案、学生档案、教职员个人业绩档案、电子档案、实物档案等。

    4、负责档案编研工作，针对平时档案利用情况编制专题文件汇编、档案馆指南等，编制《案卷目录》、《卷内文件目录》、《收、发文登记簿》等检索工具，便于查找利用。积极开发档案信息资源，开展档案的开放、利用和信息交流工作。

    5、负责对全校专、兼职档案员的业务培训，搞好档案员队伍建设。每年召开一次全校专、兼职档案员工作会议，布置学校档案工作。参加省档案局等上级机关举办的档案业务培训班，提高档案工作水平。不定期到学校各部门指导、检查档案工作。

    6、负责对全校教职员工专业技术职务任职资格评审工作，进行论文、著作的初审。

    7、辅助学校的《年鉴》、《大事记》、《校史》、《组织史》等史料的编研工作，开展档案学术交流活动。

    8．执行保密制度，确保档案安全。